Infothèque

 Scenario 5 : Votre entité est une entité étrangère

L’obligation de déclaration dans le cadre de la Banque de Données Pensions complémentaires s’adresse principalement aux fonds de pension et assureurs concernés par les régimes de pensions complémentaires qui entrent dans le champ d’application de la banque de données. Il s’agit de situations qui, d’une manière ou d’une autre, ressortissent au champ d’application d’au moins l’une des législations suivantes :

1. la législation fiscale belge en matière de pensions complémentaires (CIR) [Code des impôts sur les revenus 1992 - (AR CIR) Arrêté Royal du 27 août 1993 portant exécution du Code des impôts sur les revenus 1992, M.B. 13-9-1993.]

2. la législation belge sur les pensions complémentaires pour les travailleurs (LPC) [Loi du 28 avril 2003 relative aux pensions complémentaires et au régime fiscal de celles-ci et de certains avantages complémentaires en matière de sécurité sociale, M.B. 15-5-2003.] ou la loi relative aux pensions complémentaires pour indépendants (LPCI) [Loi-Programme du 24 décembre 2002, M.B. 31-12-2002.]

3. la loi belge sur la cotisation patronale de 8,86 % sur les primes ou cotisations patronales pour les régimes de pensions complémentaires (art. 38, §3ter de la Loi ONSS) [Loi du 29 juin 1981 établissant les principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs salariés, M.B. 2-7-1981.]

Ceci signifie notamment qu’un assureur étranger qui gère un régime de pension d’un employeur qui fiscalement déclare les primes d’assurance payées sous le régime belge des impôts sur les sociétés, entre dans le champ d’application.

Il en va de même pour les régimes de pension instaurés par un employeur étranger au profit de salariés dont la situation juridique au niveau du travail ressortit au droit belge. 

Pour satisfaire à ses obligations, l’organisme soumis à déclaration doit disposer d’un accès sécurisé aux applications DB2P.  Grâce à l’enregistrement dans le User Management les  entités déclarantes peuvent accéder, d’une manière sécurisée, fiable et traçable, aux applications sécurisées du réseau de la sécurité sociale, parmi lesquelles l’application DB2P.

Il n’est pas toujours évident pour les organismes étrangers de réaliser cet enregistrement. Vous trouverez ci-dessous par étapes la procédure à suivre, les formulaires utiles et quelques points d’attention importants.

 1. Enregistrement dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE)

Pour pouvoir s’enregistrer dans le User Management, l’entité doit être connue auprès de la Banque Carrefour belge des Entreprises (BCE).  Vous pouvez  vérifier au moyen de l'application Public Search de la BCE si votre entité est ou non connue auprès de la BCE. 

Les entités qui ne sont pas encore connues auprès de la BCE et qui, par conséquent, n’ont pas encore de numéro BCE, doivent remplir le document « Demande d’ajout de données relatives à une entreprise personne morale manquante » et l’envoyer à l’adresse indiquée sur le formulaire. 

Le traitement de la demande et l’attribution d’un numéro BCE prend environ deux semaines. Si le formulaire est incomplet, la BCE prendra contact avec vous pour compléter les données manquantes. Vous pouvez poser vos éventuelles questions concernant l’enregistrement auprès de la BCE à l’adresse helpdesk.bce@economie.fgov.be ou par téléphone au 02 / 277 64 00 (les jours ouvrables de 9h à 16h).

 2. Enregistrement dans le User Management (UMAN)

Dès que vous avez reçu le numéro BCE, vous pouvez commencer l’enregistrement dans le User Management (UMAN). Cet enregistrement s’effectue en plusieurs étapes.

La première étape consiste à remplir le « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères: enregistrement UMAN ».

Le formulaire doit être signé par un responsable de l’entité et envoyé par la poste à Sigedis. Nous entendons par responsable de l’entité une personne dont le nom est mentionné dans les statuts de l’entité, qui remplit un mandat actif et qui a un pouvoir de signature au sein de l’entité. Les preuves qui confirment que cette personne est effectivement habilitée à engager juridiquement l’entité doivent être annexées au formulaire. Il s’agira, soit d’un document officiel probant (ex. : un extrait d’une publication officielle), soit des coordonnées d’une source officielle à consulter en ligne. 

Le formulaire permet de réaliser simultanément trois actions nécessaires sans se connecter au portail de la sécurité sociale.

L’entité peut ainsi (1) s’enregistrer  dans le UMAN et désigner un Responsable Accès Entité (RAE), (2) demander la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires» et (3) désigner le Gestionnaire local pour cette qualité.

(1)   Le RAE doit être une personne employée au sein de l'entreprise ou exerçant la fonction de gérant, administrateur ou associé. Il est l’unique personne de contact entre les institutions publiques de sécurité sociale et l’entité. Le RAE est responsable de l’usage que l’entité fera de ses accès aux applications mises à disposition par le UMAN. Le formulaire permet seulement de demander l’accès à l’application DB2P. Si, à terme, l’entité désire aussi accéder à d’autres applications, le RAE devra en faire la demande. 

(2)   Les applications sécurisées sont regroupées dans le UMAN par « qualités » fonctionnelles. La qualité est en d’autres mots un ensemble d’applications sécurisées au sein d’un domaine de compétence spécifique. Les applications DB2P sont disponibles sous la qualité « Gestionnaire pensions complémentaires ».

(3)   Ensuite le Gestionnaire Local est désigné. C’est la personne qui utilisera effectivement l’application DB2P.

Il est possible que la personne qui signe le formulaire, le RAE et/ou le Gestionnaire local soient un seul et unique individu. 

Si la personne qui signe le formulaire, le RAE et/ou le Gestionnaire local sont encore inconnus dans le Registre national belge des personnes, il faudra alors communiquer une série de données et annexer certains documents qui prouvent l’identité des personnes concernées (ex : copie de sa carte d’identité, passeport, permis de conduire, etc). 
Ces personnes recevront un numéro unique d’identification (NISS). Ce numéro sera requis pour toute communication ultérieure dans le cadre de DB2P. 

Si les personnes désignées quittent l’entité, l’entité a tout intérêt à désigner immédiatement d’autres personnes. Il faudra communiquer sans délai ces désignations à Sigedis au moyen du « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères - enregistrement UMAN » en indiquant qu’il s’agit d’une modification des données communiquées dans une demande antérieure. 

Si toutes les informations et les preuves nécessaires sont communiquées, le formulaire sera traité par Sigedis. Cela prend environ trois semaines. L’entité sera contactée par Sigedis si certaines informations sont manquantes ou nécessitent des éclaircissements. Vous pouvez poser vos éventuelles questions quant à la progression de la demande d’enregistrement à l’adresse dp2p@sigedis.fgov.be.

Une fois l’enregistrement en ordre et les accès créés, Sigedis envoie par la poste un dossier complet avec le numéro d’identification unique pour chaque personne concernée, le lien vers l’application sécurisée et les codes d’accès nécessaires pour le Gestionnaire local (login et mot de passe).

Lorsque le Gestionnaire local a reçu ses codes d’accès, il doit se connecter sur le portail de la sécurité sociale dans les 40 jours. S’il ne se connecte pas dans ce délai, son accès pour la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires » sera automatiquement bloqué pour des raisons de sécurité. Dans ce cas, si le Gestionnaire local désire quand même accéder aux applications DB2P, un responsable de l’entité doit reparcourir toute la procédure et renvoyer le formulaire.

3. Choix du canal de déclaration

Pour pouvoir introduire les déclarations DB2P, une connexion physique est également nécessaire. Les déclarations peuvent s’effectuer au moyen d’une application en ligne (Portail de la sécurité sociale) ou peuvent être envoyées par batch (messages XML structurés). Il est également possible de combiner l’utilisation des deux canaux.

3.1 déclarations via les applications en ligne sur le site portail

L’application en ligne sur le Portail de la sécurité sociale vous permet d’introduire vos déclarations de manière simple et interactive à partir de votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet est suffisante. Vous pourrez accéder aux applications DB2P en ligne sur le Portail de la sécurité sociale via l’URL qui vous sera envoyée.

Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications DB2P en ligne. Mais il peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P.
Les éventuels autres utilisateurs physiques doivent être connus dans le Registre national belge des personnes, tout comme le Gestionnaire local. Un formulaire additionnel « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères: enregistrement d’une (de) personne(s) physique(s) » permet de demander un numéro d’identification unique pour d’autres collaborateurs.

Ce formulaire est seulement nécessaire si l’entité désire donner accès aux applications DB2P à d’autres collaborateurs que le Gestionnaire local (et son éventuel Co-gestionnaire local). Il est préférable d’introduire ce formulaire en même temps que le « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères - enregistrement UMAN ».

Lorsque les numéros uniques d’identification des autres collaborateurs sont disponibles, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le Portail de la sécurité sociale pour désigner les nouveaux utilisateurs. Un manuel vous guidant étape par étape à travers la procédure sera bientôt mis à disposition.

3.2 Déclarations par batch

La transmission de fichiers par batch vous permet d’envoyer simultanément un grand nombre de déclarations en tant que messages structurés. L’entité déclarante qui désire déclarer par batch doit créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité, l’installer et choisir un canal batch. La demande d’un certificat de sécurité prend environ trois semaines.

C’est le Gestionnaire local qui peut créer un utilisateur technique. Cet utilisateur technique est la personne de contact au niveau de la qualité pour l’échange des données via batch. Cette personne de contact doit avoir une connaissance technique de la manière dont s’effectue l’échange de fichiers.

Lors de la création de l’utilisateur technique, le Gestionnaire local doit également choisir un canal batch. Plusieurs canaux physiques existent pour échanger des données par batch au sein du réseau de la sécurité sociale. Il est généralement conseillé d’utiliser sftp dont le coût est moins élevé pour une meilleure sécurité.

Pour la création d’un utilisateur technique et le choix d’un canal batch, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le Portail de la sécurité sociale. Vous trouverez ici un manuel qui vous guide étape par étape à travers la procédure.

4. Déclaration

Les déclarations doivent être effectuées soit par l’entité soumise à l’obligation de déclaration, soit par une entité mandatée à cette fin. Même si, en tant qu’entité soumise à l’obligation de déclaration, vous décidez de mandater un fournisseur de services, vous devez vous aussi vous enregistrer dans le User Management. Le fournisseur de services auquel vous donnez mandat doit également être connu auprès de la BCE et du User Management. Pour que la déclaration puisse être effectuée par un mandataire, le Gestionnaire Local indique au moyen de l’application DB2P que son entité donne mandat à l’entité qui réalisera par la suite les déclarations. 
La description technique détaillée des données à introduire et les manuels des applications portail se trouvent sur ce site.